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Draftsを起点にWorkflowyとTodoistを使ったタスク管理で生産性を上げる方法

タスク管理の運用方法

最近妙に慌ただしい日を過ごしている。年末というだけでなく、仕事面では通常業務の他にプロジェクトを担当し、プライベートでは勉強会の計画、更にブログの事や家の事などやらなくてはいけない事ややりたい事は多岐に渡る。

頭の中で全てを把握するのは正直無理がある。これまでもGTDに基づいたメモツールを運用していたが、最近ツールの運用を変更した。

以前はiPhoneアプリDraftsに集約した後、タスク管理アプリTodoとEvernoteで管理するという方式で運用していた。

現在はDraftsに集約する所は変わらないが、Evernoteは使わず、その部分をクラウドアウトライナー「Workflowy」で管理している。

この「Workflowy」の概要や使い方はすでに様々なブログで紹介されている。

今回は私がどのように運用しているか紹介する。

どのようにタスク管理をしているか

前述したように、まず全てのメモはDraftsで行う。その中から各ツールに振り分けていく。DraftsがINBOXの役割を担っている。


タスクとわかるものはTodoistへ

Todoistには単純にタスクとわかるもの、例えばゴミを捨てるといった複数の行動を伴わないタスクを登録する。他にも連絡待ちややらなくてはいけないが期日が決まっていないタスクなどを登録していく。予定についてはカレンダーへ登録する。

これはGTDの概念をそのまま取り入れている。

Todoistプロジェクト

  • ペルソナ(役割)ごとに分類したプロジェクト
  • いつかやる
  • 連絡待ち

プロジェクトに入れるタスクは後述するWorkflowyで抽出してきた単純な行動のみ。

日付が決まっていないが、必ずやらなければいけない事はいつかやるリストへ。ここはやりたい事とは区別している。

仕事でよくあるのが他の人に依頼している案件。これが気がかりになる場合が多い。

そういったタスクは連絡待ちリストに入れておく。これでモヤモヤ感が和らぐ。

TodoistはURLスキームが充実していて、日付が決まっていないタスクを簡単に検索する事もできる。

日付が設定されていないタスクを検索するURLスキームはこちら


やりたい事などの思いつきやアイデアはWorkflowyへ

この部分は以前はEvernoteが担当していた。通常思いついたアイデアややりたい事を実行に移す時は、タスクが複雑になる場合が多い。

例えば年賀状を出すといったタスクでも

  • 住所録を整理する
  • ハガキを買う
  • デザインを決める
  • 使う写真を決める
  • 印刷する
  • 添え書きをする
  • 送る人の再確認
  • ポストに投函

などのようにタスクが細分化される。

この細分化する時に便利になるのが、「Workflowy」。階層化が簡単にできるため管理がしやすいし、アイデアが浮かんでくる。Evernoteは検索性に優れているが、アイデアを育てていくのには向いていない。ちなみに、Workflowyにも検索機能はある。

他にもブログネタを思いついた時もWorkflowyに放り込む。その記事を仕上げていくために調べなければいけない事や参照にしたい記事のURLなどを階層化していく。見出しくらいまで作っておくと記事を書くのが楽になる。

要はWorkflowyはプロジェクト管理に使っているというイメージ。その細分化したタスクを今度はTodoistに転記する。

これでTodoistには細分化されたタスクのみ並ぶ事になる。そうする事で行動に移しやすくなり、実行されないまま残るという事がなくなった。

DraftsからWorkflowyへ渡すアクションはこちらからインポートできる。

実行するとWorkflowyが立ち上がるのでペーストで貼り付ける。初回はWorkflowyへログインが必要。

私はメモは全てDraftsに集約したかったのでDraftsから入力しているが、最近MemoFlowyという便利なアプリも出ているのでお好みで。

Workflowyで細分化したタスクをTodoistへ転記することも可能。

WorkflowyからTodoistへ転記

WorkflowyからTodoistへ転記

Workflowyは無料アカウントでは250までしかトピックの作成はできないが、登録する時に下記のリンクから登録すると、お互いに作成できるトピックが増える。

WorkFlowy
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補助的ツールとして

タスク以外の事、例えば読みたい本や欲しいものなどの管理にもこれまではEvernoteを使っていたが、今はAmazonの欲しいものリストを活用している。

視覚的に見やすい上に他の情報も得られるため、Evernoteの時よりも使いやすい。そのまま購入できるところも便利。

行きたい所や店はGoogle Mapsを活用。

買い物メモなどの簡易的なメモにはGoogle Keepを使っている。Chromeの拡張機能を使うと、すぐに開く事ができるし、場所でのリマインダーにも対応していて便利だ。

他にどうしても忘れてはいけないタスクにはついてはリマインダーアプリDueを活用。Todoistのリマインダー機能が付いていない所を補完するイメージだ。

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Evernoteはどう使うのか

では、今まで使っていたEvernoteはどのように運用しているのかと言えば、主にログの記録に使っている。

以前、記事に書いたように自動でログが残るようにしている他にその日気づいた事や思った事、憶えておきたい事や出来事を時系列に残していく。

これは岡山スマホユーザー会に参加した時に、紫色の肌の触角の人ではなくGTDのスペシャリストであるユータスさん(@yutas0609)がライトニングトークで言っていた「Evernoteは過去、OmniFocusは未来」という考え方を取り入れた。

彼の場合、OmniFocusでタスクを管理しているが、私の場合はTodoistとWorkflowyで管理するという方式。

Evernoteには自分を通過して感じた事ややってきた事を集約する。過去は必要ないという考え方もあるが、私は自分の過去と現在を客観的に比べる事ができるデータは必要だと考えている。他人と比べるのではなく、自分の過去と比べてどうなのかを重視しているからだ。

他には、参考資料や参照資料、例えばマンションの緊急連絡先などの忘れてはいけない事を保存している。よく見返す資料はSmartEverに登録しすぐに閲覧できるようにしている。

SmartEver
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まとめ

タスク管理の運用方法

今回は私が現在使っているツールの運用方法をまとめた。

もう一度流れをまとめると

  • Draftsで集約
  • 予定はカレンダーへ
  • 単純なタスクはTodoistへ
  • やりたい事やアイデアはWorkflowyへ。その後細分化しTodoistへ
  • 行きたい所や読みたい本などは各ツールへ振り分ける
  • 保存したい参考資料やログはEvernoteへ

Draftsに集約する所がポイントで、何かひらめいた時や思いついた時に悩む必要がない。どれに入れようかなと迷っているうちにアイデアが消えてしまってはもったいない。

Draftsに入力さえしておけば、後からゆっくりそれぞれ適切な場所に振り分ければいい。

もちろんDraftsから全てのツールへ振り分ける事ができるように設定している。

この辺りは別の機会で紹介したい。

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