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Evernoteに挫折した人へ シンプルなEvernoteの使い方

Evernote

人間の記憶には限界がある。全てを記憶するのは難しい。記憶しておきたい事をEvernoteに託しておけば脳の容量を余計な事に使わなくて済む。Evernoteが第2の脳と言われる所以だ。

Evernoteを初めて使った時は感動し、その可能性に心が躍った。それ以降、Evernoteの達人たちの使い方を参考に試行錯誤を繰り返してきた。

だが、ノートブックを数多く作成し管理していても、今一つ使いきれていないと感じるところがあった。

そんな時に最近出会った書籍「クラウド「超」仕事法 」を読み、改めてEvernoteの使い方を見直した。

使い方がよくわからない方や面倒くさがり屋の方、分類に凝りすぎて、わけがわからなくなってしまい目的を見失っている方は是非参考にしてもらいたい。

使用目的を考える

まず、Evernoteを使用していく上での目的を再度考えた。

  • アイデアや思いつき憶えておきたい事などのメモ
  • 繰り返し必要になるが憶えておくのが難しいもの
  • ライフログ

以上の3つがEvernoteに求める目的だ。

基本的に使うノートブックは3つ

前回書いた記事でも少し触れたが、ノートブックは基本的に3つに絞った。厳密には、その他にライフログ用とWebクリップ用、倉庫のノートブックもある。

Evernote

Evernoteをよく知らない人のために例えると、ノートブックというのは箱のようなものでそこにノートを入れていくというイメージだ。

INBOX

メモは全てここに入れるようにしている。以前はメモの種類によってノートブックを分類していたが、どこに入れるか考える手間と分類する時間がとられるため、そもそも分類しないという事にした。

メモは時間順に並ぶため、上から見ていけば最新のメモを確認できる。これで運用しても困らない。なお、iPhoneではEvernoteの閲覧にはSmartEverを使っている。このアプリはSmartEverのタグが付いているものだけ表示される。必要がなくなればSmartEverのタグを外せばいいだけだ。

iPhoneからのメモにはDrafts 4 を使用している。

保存

INBOXに入れた中で今後も繰り返し見ると判断したノートを分類。例えば、パスワードや連絡先、バスの時刻表、消耗品の型番、今年の目標など。

アーカイブ

処理が終わったメモなど必要なくなったノートは全てここに移動している。iPhoneアプリのZenを使うとスワイプするだけで簡単に移動できる。

基本的にはこの3つのノートブックしか使っていない。これで充分運用する事ができる。初心者の方にはこれくらいがちょうどいい。

名刺管理にはEightを日記にはDay One を使用している。それぞれの目的に合ったアプリを使い分けるようにしている。無理にEvernoteにこだわる必要はない。

LIFE LOG

ライフログ用のノートブック。IF(旧IFTTT)や各サービスで設定し、ほぼ自動で収集されるように設定している。ライフログについてはあまり見直しはしないが、自分の歴史として残しておきたい。

  • 読書記録…読んだ本
  • Twitter…ツイッターのつぶやき
  • Instagram…インスタグラムの投稿
  • tumblr…タンブラーの投稿
  • Moves Data…行動記録
  • Google+…Google+の投稿
  • Gmail…Gmailでスターをつけたもの
  • foursquare…チェックイン記録
  • Facebook…Facebookの投稿
  • Zaim…出金記録
  • My stats…運動記録
  • Scanner Pro…スキャンしたもの
  • Todoist…完了タスク
  • Toodledo…完了タスク

以上のログを残している。写真についてはDropboxGoogle+で管理しているため基本的にEvernoteには残していない。バスの時刻表などよく参照する写真のみ保存のノートブックに入れてある。

ここはライフログに興味がない人には必要ない。

WEBクリップ

WEBクリップは基本的にPocketを使用しているため、ここは滅多に使わない。

ただし、EvernoteにWEBクリップを保存すれば、もしそのサイト自体がなくなっても見れるという利点があるため、どうしても残しておきたい記事だけ入れるようにしている。

倉庫

今年以前のすべてのノートを置いてある。ほとんど見返す事はないが、いざという時はここを見れば何年か前の情報が得られる。

検索

ノートブックを不必要に作らない事で分ける判断や整理の煩わしさから解放された。後は必要な時に検索すればいいだけだ。

この検索がEvernoteの強み。iPhoneではSmartEverを使用して検索している。

よく使う検索は以下の3つ。

  • その日作成したノートの一覧…created:day
  • 前日作成したノートの一覧…created:day-1
  • 1週間のノート一覧…created:day-7

検索を保存する事もできる。

タグにはあまりこだわる必要がないが、検索の時に見つけやすくなるようにタグを工夫してもいいかもしれない。

まとめ

Evernoteは必要な情報を必要な時に取り出せればそれでいい。あまりに凝りすぎると、目的と手段が入れ違い、本来の目的を見失ってしまう。

本当に自分にとって必要なものが何かよく考えるとスッキリして快適なEvernote運用をする事ができる。

ツールというものは試行錯誤の末により良いものへと育っていく。今思えば多数のノートブックを作ることで満足し、使いこなせずツールに使われている感覚がしていた。

何のために、どういう結果が欲しいのか使用目的をもう1度考えれば自分に合った方法が必ず見つかるはずだ。やはり自分で主導権を握りたいものだ。ツールも人生においても。

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