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時間に対する意識を変えてくれるiPhoneアプリ「Toggl Timer」


photo credit: IMG_7058 via photopin (license)




大袈裟に思うかもしれないが、私にとってiPhoneのホーム画面は神聖な場所。

1画面しか使っていないため本当に重要でかつすぐに起動する必要があるアプリしか配置しない事にしている。

長らくホーム画面にアプリを追加する事はなかったが、最近Toggl Timerというアプリを新しく追加した。

Toggl Timer
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このアプリはタイムトラッキング、要するに時間の計測ができるアプリだ。

以前から存在は知っていたが、面倒そうだという理由で敬遠していた。なぜ今回このアプリを導入したかと言うと、今年の目標であるムダを減らすために、まずは自分の時間の使い方を知りたかったからだ。

以前タイムトラッキングアプリには類似アプリのaTimeLogger 2を使った事があるが、WEB上でも使えるこちらのアプリの方が使いやすく感じた。

Toggl Timer 使用法


記録方法


toggl


右上のスタートボタンをタップすると計測が開始される。

toggl


作業が終わればストップボタンをタップする。そして、プロジェクトとタグを選択する。スタート時に選択する事も可能。

プロジェクトの新規入力


toggl


今までに使用したプロジェクトが並んでいる。1番下から新たなプロジェクトを作成する事ができる。

クライアントの分類


toggl


クライアントの選択画面。

このクライアントが大分類でプロジェクトがタスクの種類といった位置づけになっている。

私の場合はクライアントにはそれぞれのペルソナを充てている。手帳に記入する際の色と同じ色分けをして見やすくなるよう工夫している。この色の設定はiPhoneアプリではできないためPCから変更している。

各クライアント
  • 家族
  • 仕事
  • ブログ
  • プライベート
  • ルーチンワーク


私の使い方はプロジェクトにさまざまなタスクをあてはめて計測している。例えば、仕事のクライアントに自分の受け持っている仕事の案件ごとにプロジェクトを分けて登録しておく。そうする事で、それぞれの案件ごとに使った時間が把握できるようになる。

修正方法


toggl


計測し忘れた場合でもすぐに修正が効く。計測中に開始時刻を修正したい場合は時間をタップすると修正する事ができる。もちろん終了時刻の修正もできる。

タグによる分類で分析



toggl


それぞれの計測にタグを付ける事ができる。
これが私がこのアプリで1番気に入っている機能だ。

7つの習慣 時間管理


7つの習慣の中に有名な時間管理のマトリックスがある。行動は4つの領域に分類していく事ができ、重要だが緊急ではない第2領域にいかに時間をかける事ができるかが成長の鍵になる。

その分類をタグで分ける事にした。

  • 第1領域…普段の仕事など
  • 第2領域…人間関係作り・体力作り・仕事の改善・勉強・読書・計画など
  • 第3領域…しなければならない雑用・家事・食事など
  • 第4領域…目的のないTVやネット閲覧・休憩など


私の場合はこのように分類している。
クライアントで分けても良さそうだが、なぜタグで分けるかというと同じ行動でも領域が異なる事があるからだ

どういう事かと言うと、例えば食事にしても、ただ1人で食事するだけなら第3領域に分類するが、人と会ってミーティングしながらのランチや、家族などの大切な人との食事は人間関係作りになるため第2領域に分類する事になる。タグならその都度分ける事が簡単にできるため都合がいい。


toggl


PCではタグの解析結果も閲覧できるため、どの領域にどれくらいの時間をかけているかも掴めるようになる。写真は第2領域のタグの解析結果。ご覧の通り第2領域にあまり時間を使えていない。





計測忘れの対応策


計測を忘れる事はよくあることだ。その場合は遡ってザックリと入力する事にしている。あまり細かくしすぎては記録が続かない。

私は計測忘れを防ぐための対応策としてiPhoneアプリDueを使用している。Dueはしつこさがウリのリマインダーアプリで、タップするまでしつこくリマインドしてくれる。

Due


このように1日に何回かリマインダーされるように設定している。

設定する時は

トグル com.toggl.timer://a


と、togglのURLスキームを名前に入力しておくと、Due のリマインドをタップしたらtogglのアプリを開く事ができるため便利になる。これでかなり計測忘れを防止する事ができた。



解析結果について



toggl


解析の円グラフはiPhoneアプリからでも確認できる。

toggl


また、週ごとにレポートのメールが届く所も便利だ。1週間をどのようにして時間を使ったのか確認できる。これを見ると減らしたと思っていたはずのネットの閲覧がまだまだ多い事に気づく。このように何に時間を使っているのか把握する事によって、行動の改善目標を立てる事ができる

GoogleChromeの拡張機能でタスク管理サービスのToodledoTodoistでのタスクごとの時間を計測する事ができるところも細く管理したい人にはありがたいところだ。

▶︎Add Official Toggl Online Timer to Popular Web Tools

不満な所は移動しながら読書するなど同時に2つのプロジェクトを行う場合に、記録する事ができないところだ。後から入力する事はできるが、同時記録はできないようになっている。

さいごに


togglを使い始めてあきらかに時間に対する意識が変わった。今まではなんとなく過ごして、いつの間にか時間が経ってしまっていた事がよくあったが、ボタンを押すという行為でこれからする行動に意識を向ける事ができるようになった。

時間は有限だ。私も40歳近くになり人生の残り時間が少なくなってきている。無駄な事に時間を費やしている場合ではない。このアプリはそんな人に時間に対する意識を変えてくれる魔法のようなアプリだ。

マネジメントの父と呼ばれるピーター・ドラッカーもこう言っている。

成果をあげる者は仕事からスタートしない。時間からスタートする。計画からもスタートしない。何に時間がとられているかを明らかにすることからスタートする。次に、時間を管理すべく、自分の時間を大きくまとめる。すなわち、時間を記録し、管理し、まとめるという三つの段階が、成果をあげるための時間管理の基本となる。~プロフェッショナルの条件より~



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Posted from するぷろ for iOS.

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